Mantenha os registros de emprego e as informações médicas dos funcionários separadas.
Manter o controle da documentação que deve ser incluída no arquivo de funcionários de um funcionário em relação ao arquivo médico e determinar quem deve ter acesso a esses arquivos é um problema de conformidade para a equipe do departamento de recursos humanos. O departamento de RH mantém informações de emprego para seu próprio acesso, bem como documentação para o acesso de funcionários e supervisores. Mas é imperativo que a equipe de RH tenha conhecimento sobre quais tipos de documentação pertencem a qual arquivo e quem tem acesso a esses arquivos.
Materiais de Aplicação
Seja eletrônica ou impressa, a organização do arquivo pessoal de um funcionário começa com os materiais de inscrição. Um dos materiais de arquivo iniciais é seu pedido de emprego, um documento legal que o funcionário assina que afirma sua identidade, informações de contato, histórico de trabalho, educação e, em muitos casos, concordância com o status de emprego voluntário e a veracidade das declarações que faz. durante o processo de seleção. Além disso, sua carta de apresentação e currículo devem se tornar parte do arquivo pessoal, juntamente com cópias de cartas de recomendações. A equipe de RH é responsável por manter a confidencialidade das informações dos funcionários e, embora os materiais de inscrição de um funcionário façam parte de um arquivo pessoal confidencial, eles podem não exigir a estrita confidencialidade exigida pelos registros médicos.
Ações de pessoal
Os empregadores documentam ações de pessoal, como informações relacionadas a salários, salários por hora e horas de trabalho, recomendações, feedback de supervisores e revisões disciplinares. Avaliações de desempenho, transferências, promoções e mudanças de trabalho também são documentadas no arquivo pessoal de um funcionário como parte de seu histórico de emprego. Qualquer informação médica sobre o funcionário deve ser mantida em um arquivo separado e não misturada com a documentação referente a ações de pessoal ou desempenho do funcionário. Em organizações com arquivos de pessoal eletrônico, geralmente é útil permitir o acesso do supervisor e do gerente a ações de pessoal e proibir seu acesso a informações médicas.
Arquivos departamentais
Muitas organizações mantêm duas versões de arquivos de ação pessoal - um arquivo pessoal oficial que o departamento de RH mantém e outro arquivo, geralmente chamado de arquivo departamental. O propósito de um arquivo departamental é duplo: ele permite acesso rápido para supervisores de departamento revisarem documentos de trabalho e, devido ao fácil acesso, pode incentivar a manutenção de registros mais diligente pelos líderes de departamento. Naturalmente, apenas o gerente ou o supervisor do departamento deve ter acesso a esse arquivo, e o RH deve monitorar como documentam as ações do pessoal para garantir que os arquivos oficiais e departamentais sejam idênticos e consistentemente atualizados. Os arquivos departamentais não devem conter informações médicas sobre os funcionários.
Arquivos Médicos
As informações médicas do funcionário devem ser mantidas com estrita confidencialidade e, se a sua empresa administrar um plano de saúde em grupo, você pode estar sujeito a regulamentações como uma entidade coberta de acordo com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde, ou HIPAA. Mas se você for um empregador auto-segurado, há mandatos federais aos quais você deve obedecer, como nomear um oficial de privacidade que mantenha as informações médicas do funcionário e informar aos funcionários o direito à privacidade sobre informações médicas. Exemplos de informações médicas incluem a certificação médica de acordo com a Lei de Licença Médica e Familiar, notas médicas que os funcionários podem ser obrigados a apresentar quando estão afastados ou registros referentes à deficiência de um funcionário que exige acomodação de acordo com a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência.
exclusão
Documentação relacionada a investigações no local de trabalho, tais como reclamações de funcionários, declarações de testemunhas, comunicação entre o empregador e seus assessores jurídicos e planos estratégicos relativos à resolução de disputas no local de trabalho nunca devem ser incluídas no arquivo pessoal de um funcionário. Os advogados trabalhistas e trabalhistas, como os que trabalham com a firma Kirkpatrick & Lockhart Preston Gates Ellis, com sede em Los Angeles, fornecem treinamento aos empregadores sobre a importância de manter os arquivos de investigação do local de trabalho separados dos arquivos pessoais. O acesso deve ser limitado ao especialista em relações com funcionários da empresa ou ao gerente de RH.
