A comunicação por e-mail reduz o consumo de papel.
O e-mail mudou drasticamente o local de trabalho, reduzindo a quantidade de correspondências em papel e diminuindo as interações face-a-face. O debate sobre se as mudanças foram boas ou ruins continua, mas, de qualquer forma, o e-mail afetou a vida diária em muitos locais de trabalho. Para aqueles que apreciam correspondência rápida com pouco tempo de espera, o e-mail facilita a vida. Para outros, o e-mail reduziu a conexão pessoal que eles sentem interagindo com colegas, clientes e supervisores cara a cara ou por meio de mensagens manuscritas. O e-mail é uma forma poderosa de comunicação que geralmente aumenta a produtividade, mas pode resultar em um ambiente de trabalho emocionalmente desconectado.
Conservação de Papel
Um impacto prático e ecológico do email no local de trabalho é a redução do uso de papel. Não apenas há menos cartas e documentos enviados pelos sistemas de entrega de correspondência em papel, mas o armazenamento eletrônico tornou mais fácil para as empresas manter arquivos eletrônicos, em vez de em papel. A conveniência e a popularidade do e-mail tornaram possível que algumas empresas fiquem completamente sem papel. A correspondência por e-mail significa que menos árvores estão sendo cortadas, conservando, assim, os recursos naturais. Para algumas empresas, e-mail também significa redução de despesas porque o consumo de papel pode exceder os custos necessários para instalar computadores com conectividade com a Internet.
Correspondência Rápida
O e-mail facilita a comunicação com colegas de trabalho internos, clientes externos, parceiros de negócios de fora da cidade e clientes internacionais de maneira rápida e eficaz. De acordo com o Bright Hub PM, o e-mail permite enviar um documento para qualquer lugar do mundo em questão de segundos, aumentando a velocidade de comunicação. Como resultado, as empresas podem alcançar mais clientes, vender mais produtos, gerar mais interesse e se comunicar com os colegas com rapidez e frequência. Esse tempo de correspondência rápido aumenta a produtividade e reduz o tempo necessário para imprimir documentos, endereçar envelopes, anexar postagem e depositar fisicamente o correio em papel em caixas de depósito.
Independência
A comunicação eletrônica dá aos trabalhadores um senso de independência. Antes de o e-mail entrar no local de trabalho, os executivos muitas vezes ditavam cartas de correspondência e os secretários os digitavam. Então, o executivo teve que revisar o documento, assinar a cópia impressa e devolvê-lo à secretária para endereçar e enviar pelo correio. O e-mail permite que os funcionários de todos os níveis criem e enviem correspondências de forma independente - desde que o funcionário possa digitar. Se um trabalhador tiver uma sugestão para um projeto, ele pode enviar um e-mail para seu chefe. Se um gerente precisar agendar uma reunião, ela poderá enviar um e-mail para todos os membros de seu grupo. O e-mail dá a você a oportunidade de se comunicar com colegas e clientes sempre que quiser, mesmo que eles não estejam disponíveis para uma reunião cara-a-cara.
Desconexão Social
Embora o e-mail permita que você se comunique com rapidez, frequência e eficiência, ele não é tão pessoal quanto uma nota manuscrita ou uma conversa cara-a-cara. Como é difícil transmitir o tom em um email, um destinatário pode interpretar mal sua mensagem, levando a um mal-entendido indesejado. É mais fácil expressar a intenção por trás de sua comunicação quando você está olhando alguém nos olhos ou criando uma mensagem manuscrita. Forbes afirma que uma nota manuscrita permite que o escritor feche as distrações e se concentre em uma pessoa em particular, expressando sinceramente apreço e reconhecendo os pontos fortes que a pessoa contribui para a equipe. O e-mail pode tornar muito conveniente para colegas de trabalho cancelar reuniões no último minuto, evitar discussões face a face e enviar mensagens sem sentimento ou emoção. A comunicação eletrônica é rápida, mas também pode levar à desconexão social, tornando o ambiente de trabalho frio e impessoal.
