O diretor de conformidade deve apresentar um relatório aos diretores sobre seus programas de conformidade.
Após a introdução da legislação de conformidade corporativa, como os atos Sarbanes-Oxley (SOX) e Dodd-Frank, o cargo de diretor de conformidade (CCO) é muito mais desgastante. O Bureau de Estatísticas do Trabalho dos EUA relata que os responsáveis pela conformidade “Examinam, avaliam e investigam” a conformidade de uma empresa com as leis que cobrem licenciamento, contratos e permissões. Mas, de acordo com o Escritório do Inspetor Geral dos EUA para o Departamento de Saúde e Serviços Humanos, o conselho de administração de uma organização é, em última análise, responsável por toda a conformidade legal. O CCO se reporta diretamente ao diretor executivo e ambos trabalham para apoiar as responsabilidades de conformidade dos diretores.
Design e implementação
O CCO, de acordo com uma descrição de trabalho publicada na Sociedade de Conformidade e Ética Corporativa (SCCE), projeta, escreve e implementa um conjunto de políticas que visa tornar uma empresa legalmente conforme. Uma vez que essas políticas sejam elaboradas, ela as manterá atualizadas à medida que novas leis e regulamentos surgirem. Outra prática que ela pode desenvolver é desenvolver programas de treinamento para funcionários cujo trabalho é afetado por legislação específica; por exemplo, a equipe de RH ou supervisores precisam conhecer os requisitos legais de contratação e demissão. Além disso, o CCO precisa que todo o pessoal em geral esteja ciente da legislação que os afeta, como regulamentos de saúde e segurança.
monitoração
O monitoramento também faz parte do papel do CCO. Isso é feito em toda a organização e ela terá que ser mantida informada sobre o progresso da conformidade em todos os departamentos. Muitas empresas lançam periodicamente novas campanhas de marketing e publicidade. A melhor prática para um CCO será elaborar e implementar um procedimento de aprovação, em que cada nova campanha de marketing terá seu conteúdo aprovado por ela para garantir que ela seja compatível legalmente.
execução
Para garantir que seus sistemas de conformidade legal sejam bem-sucedidos, o CCO precisa projetar um sistema de execução. Uma maneira de ser informado sobre a não adesão é um sistema de linha direta, em que a equipe pode tornar o CCO ciente de violações de conformidade. Como parte das políticas de conformidade originais, o CCO terá planejado um conjunto de procedimentos sobre como ela responde e investiga a não adesão e, em seguida, a ação tomada se a não conformidade for identificada.
Reporting
O conselho de administração é, em última instância, responsável pela integridade e conformidade legal da corporação. O CCO precisa informar ao conselho sobre todos os aspectos de conformidade: desenvolvimento e implementação de políticas, monitoramento e fiscalização. Uma das funções do conselho será decidir sobre estratégia para a empresa. As estratégias corporativas são sempre de alto risco e o CCO, como especialista em conformidade corporativa, terá que avaliar e relatar ao conselho sobre quaisquer riscos de conformidade com novas estratégias.
