Muitos CEOs apenas dizem aos seus secretários para assinarem suas correspondências.
A correspondência formatada corretamente reflete a atenção do assistente administrativo do CEO aos detalhes e à conformidade com os processos de negócios padrão. Quando um CEO dirige seu assistente administrativo - ou, digamos, um datilógrafo, em alguns casos - para preparar uma carta para sua assinatura, esse CEO pode não estar por perto para realmente assinar a carta. Na sua ausência, a pessoa que prepara a correspondência pode ter autoridade para assinar a carta em nome do CEO.
Autoridade de Assinatura
Muitos CEOs dão autorização geral para que sua equipe de suporte assine sua correspondência. Outros limitam a autoridade de assinatura a um assistente executivo ou outro funcionário administrativo em quem confiam para usar julgamento independente. Eles podem designar os tipos de comunicações que podem assinar e enviar sem ter que obter a aprovação do CEO. Nesse caso, quando o assistente que prepara a carta assina em nome do CEO, a assinatura deve conter: Mary Smith / by jd. O assistente assina o nome completo do CEO, uma barra, a palavra "por" e as iniciais do datilógrafo em letras minúsculas.
Práticas costumeiras
Quando um assistente administrativo ou funcionário de função de suporte de alto nível semelhante trabalha junto com o CEO, os funcionários geralmente reconhecem-na como substituta quando o CEO está fora do escritório ou indisponível. Muitos assistentes administrativos e executivos têm maior latitude do que alguns supervisores e gerentes de departamento, porque trabalham tão intimamente com seus CEOs e porque seus CEOs consideram as capacidades de tomada de decisão dos seus assistentes e seu julgamento ao lidar com problemas no local de trabalho. Alguns assistentes - Jane Doe, neste exemplo - datilografam correspondência dirigida por seus CEOs e assinam seus próprios nomes, como em "Jane Doe para Mary Smith, CEO".
Correspondência Ditada
Quando um CEO dita correspondência e o datilógrafo transcreve a carta, ela o formata em papel timbrado e a fornece ao CEO para sua assinatura. Nesse caso, o datilógrafo deve sempre incluir as iniciais do CEO, seguido de dois pontos e, em seguida, as iniciais do datilógrafo em letras minúsculas. Isso segue o bloco de assinatura, ou seja, a saudação de encerramento e o nome datilografado do CEO. Por exemplo, no espaço em que o CEO assina a carta, o digitador coloca "MS: jd", que indica que Mary Doe, a CEO, ditou a carta e Jane Smith a transcreveu.
Assinatura Gráfica
Para fazer com que as letras datilografadas pareçam conter uma assinatura manuscrita, crie duas imagens JPEG diferentes da assinatura do CEO. Uma imagem deve ser a assinatura do CEO sem quaisquer complementos, como as iniciais do datilógrafo no bloco de assinatura. O datilógrafo pode copiar e colar essa imagem no bloco de assinatura entre a saudação de fechamento e o nome datilografado do CEO. Outra versão para o uso do assistente administrativo pode ser a assinatura do CEO, uma barra e, em seguida, as iniciais do admin em letras minúsculas. Este pode ser útil quando o administrador prepara a carta e a envia com autorização do CEO.
