Geralmente, uma pessoa no departamento de RH tem acesso aos registros médicos.
A equipe de recursos humanos é confiável para manter uma enorme quantidade de informações pessoais sobre os funcionários. As práticas de manutenção de registros para muitos registros de emprego são exigidas por leis federais, como aquelas impostas pelo Departamento do Trabalho dos EUA, Divisão de Salários e Horas e a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos EUA. Mas os registros que dizem respeito ao seu status médico são absolutamente confidenciais e devem sempre ser mantidos separadamente de seus registros de emprego.
Arquivos de funcionários
Os arquivos dos funcionários contêm informações pessoais sobre os funcionários, incluindo números do Seguro Social, nomes de contato de emergência, dados salariais e salariais, documentos de autorização de trabalho e registros referentes a medidas disciplinares e desempenho no trabalho. Na maioria dos casos, os membros da equipe de RH acessam rotineiramente os arquivos dos funcionários para as atividades do departamento. A equipe de RH mantém os arquivos dos funcionários de acordo com as melhores práticas e as diretrizes federais e estaduais de manutenção de registros. Por exemplo, os registros salariais estão sujeitos aos requisitos de manutenção de registros da Fair Labor Standards Act.
Informação médica
Além das informações de emprego, como avaliações de desempenho e registros de comparecimento, os departamentos de RH mantêm informações relacionadas à saúde e aos médicos em alguns funcionários. Funcionários com pedidos de indenização trabalhista ou empregados que estão afastados do trabalho para licenças médicas têm informações que devem ser mantidas em um arquivo separado. A equipe de RH não pode ter arquivos médicos para cada funcionário, somente funcionários que tenham um motivo para enviar informações médicas para os registros do empregador. Em todos os casos, no entanto, seu empregador deve manter suas informações médicas separadas das informações padrão de emprego.
a ADA (Lei de Acessibilidade)
A Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos EUA aplica a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência da 1990 e suas emendas 2009. A ADA proíbe a discriminação contra funcionários com deficiência ou empregados considerados portadores de deficiência. Se você tiver que solicitar uma acomodação para uma deficiência, é provável que tenha fornecido informações médicas ao seu empregador. Esses registros devem ser mantidos em um arquivo separado, porque o acesso aberto à informação pode violar as disposições de confidencialidade do ADA.
HIPAA
Um equívoco comum é que todos os empregadores são obrigados a manter arquivos médicos separados com base nas diretrizes estabelecidas no Health Information Portability e Accountability Act, ou HIPAA. Alguns empregadores são, de fato, obrigados a manter a confidencialidade das informações de saúde dos funcionários de acordo com os regulamentos da HIPAA, mas isso se aplica apenas aos empregadores que cobrem funcionários de um plano de seguro de saúde em grupo e aos empregadores autossuficientes.
FMLA
Se você já pediu licença para trabalhar fora da Lei de Licença Médica e de Família, é provável que tenha fornecido ao seu empregador informações sobre sua condição médica. A documentação exigida para os empregadores aprovarem as ausências de FMLA inclui informações de certificação de seu médico, o que inclui diagnóstico, plano de tratamento e prognóstico. Todas essas informações devem ser mantidas em um arquivo médico separado e devem estar acessíveis apenas ao coordenador do FMLA do seu consultório.
Acesso
Em um departamento de RH totalmente pessoal, geralmente há um administrador de benefícios ou especialista em benefícios que lida com questões de funcionários relacionadas à ADA, FMLA, cobertura de saúde e, em muitos casos, reivindicações de compensação dos funcionários. Embora a maioria dos funcionários do departamento de RH tenha acesso aos seus arquivos de emprego, apenas um funcionário de RH pode ter acesso às suas informações médicas. Limitar o acesso aos registros médicos dos funcionários ajuda a garantir sua privacidade e garante que suas informações médicas pessoais não cheguem às mãos de funcionários que não precisam saber.
