Teste E Técnicas De Entrevista Para Secretários

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Encontrar o secretário certo envolve uma combinação de testes eficazes e perguntas inteligentes sobre o assunto.

Os secretários desempenham uma infinidade de papéis. Eles lidam com tarefas administrativas, atendem telefones, se comunicam com clientes dentro e fora da empresa e mantêm você - o chefe - no caminho certo. Com tantas responsabilidades, escolher a secretária certa de um grupo de candidatos pode ser assustador. O candidato selecionado deve ter um arsenal de habilidades clericais; ela deve estar em boa forma com a cultura porque ela é o seu reflexo direto. Com tanta coisa em jogo, existem avaliações e métodos de entrevista que você deve seguir antes de contratar uma secretária.

Competências-Chave

Digitar, arquivar e saber como navegar no Microsoft Office compreende a trinca de habilidades essenciais de secretariado. Antes de contratar um candidato, ela deve provar seu conhecimento em informática, familiarização com o teclado e sua atenção aos detalhes. Testes gerados por computador fornecem a validação mais concreta das habilidades de um candidato. A melhor abordagem para testar candidatos a essas habilidades envolve o uso de uma empresa de testes, como o ProveIt, para montar uma estação de testes em seu escritório.

Personalidade

Avaliar a adequação cultural de um candidato a secretariado e seu nível de integridade envolve fazer perguntas, observar e testar. Os secretários são confiáveis ​​para manter as informações confidenciais e interagir positivamente com os funcionários de todos os escalões. Os testes de personalidade fornecem resultados válidos para medir o caráter de uma secretária em potencial e como ela o representará ao interagir com outras pessoas. Esses testes são credíveis. Testes de personalidade precisos são baseados no trabalho de pioneiros no campo da psicologia. O teste Jung Typology Profiler for Workplace modela o trabalho de Carl Jung, uma das figuras mais notáveis ​​da psicologia.

Já que sua secretária irá interagir intensamente com o resto de sua equipe, a melhor técnica para avaliar sua adequação cultural é observando como ela se relaciona com a equipe quando ela não percebe que está a observando. Lembre-se que há uma diferença entre estar nervoso e ser desconfortável. Assista sua linguagem corporal. Se ela sorri ao olhar o escritório ou se inicia conversas com outros funcionários, essas ações indicam um nível de conforto.

Pergunte ao candidato o que ela sabe sobre a história da empresa e o que ela pensa sobre seus primeiros anos. Desde o início histórico moldar a cultura da empresa, suas respostas vão ditar como ela se sente sobre os valores e a missão da empresa. É importante que a sua secretária saiba como a empresa foi iniciada e imperativa que ela concorde com o que ela representa; Ela pode ser a primeira pessoa que um estranho entra em contato quando ele quer fazer negócios e ela deve ser um ajuste natural para comercializar sua empresa e seus valores.

Pressão

Sua secretária sentirá pressão porque ela terá muitos prazos que exigem multitarefa. Ela deve ter confiança para se manter forte e não ceder ao estresse. Escoltá-la para uma sala de entrevista que exige que ela ande um pouco ao redor do ambiente do escritório. Subtilmente observe como ela anda. Se ela anda de cabeça para baixo, há uma boa chance de que ela tenha pouca confiança e se curve sob pressão. Mas se ela mantiver a cabeça erguida e olhar ao redor, absorvendo o ambiente e interagindo com as pessoas que passa, há uma forte chance de ter coragem para se manter sob estresse.

Comunicação

O secretário serve como ligação entre você e o público; ela deve ser articulada. Seu comportamento na entrevista será o sinal mais claro de sua capacidade de se comunicar de forma eficaz. Mantê-la falando e observe sua clareza. Explique seu papel na empresa e peça a ela para repetir o que você disse. Fazer isso lhe dirá se ela estiver ouvindo ativamente. Além disso, compartilhar informações sobre as funções de cada um ajudará você a determinar seu nível de interesse em trabalhar de perto com você. Um relacionamento comercial aberto é vital para uma comunicação eficaz e o sucesso da sua empresa.