Ter um sistema de arquivamento eletrônico em vigor pode evitar frustrações desnecessárias
Entre e-mails, fotos e documentos, a quantidade de mídia eletrônica usada atualmente torna possível salve e acesse quase tudo eletronicamente. Isso também significa que muitas pessoas estão segurando muitos mais documentos e arquivos do que nunca. Para facilitar o acesso às informações de que você precisa com rapidez e facilidade, é importante que todos tenham um sistema de arquivamento eletrônico adequado às suas necessidades
Sobre
Um sistema de arquivamento eletrônico é um método de organização de arquivos e documentos em um computador, rede ou conta de e-mail que facilita o acesso e a recuperação de informações. Os computadores são configurados facilmente para um sistema de arquivamento eletrônico, com uma série de pastas para documentos, fotos, vídeos e outras mídias que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades específicas do usuário. Os usuários podem criar quantas pastas e subpastas forem necessárias para criar vários níveis de organização
Importância
Uma das principais desvantagens de não ter um sistema de arquivamento eletrônico eficiente é a perda de produtividade. De arquivos duplicados a documentos desatualizados a arquivos com nomes incorretos que parecem sumir sem deixar rasto, a falta de um sistema de arquivamento eletrônico pode causar estragos no mundo dos negócios. Ter um sistema em casa também é importante, especialmente se você tirar muitas fotos digitais ou salvar documentos importantes de seguros ou impostos eletronicamente.
Como criar um sistema de arquivamento
O passo mais importante na criação de um sistema de arquivamento eletrônico é tomar o tempo para planejar um sistema que atenda às necessidades de um indivíduo ou empresa. Durante o processo, mapeie os tipos de arquivos que precisam ser organizados e como você provavelmente os acessará. Não existe uma maneira certa ou errada de criar um sistema de arquivamento, mas deve ser lógica e consistente.
Nomeação de arquivos
Uma peça importante para criar um sistema de arquivamento eletrônico eficiente é usar nomes de arquivos úteis. Para itens normalmente procurados numericamente, como pedidos de compras ou cheques, você deverá incluir números relevantes no nome do arquivo. Da mesma forma, documentos como publicações, boletins informativos ou cartas pessoais devem ser armazenados em uma estrutura de arquivamento alfabética, na qual os nomes dos sujeitos associados estão no nome do arquivo
Aviso
Ter um sistema de arquivamento eletrônico só é útil quando o computador ou a rede em que estão sendo armazenados está funcionando corretamente. No caso de uma pane no computador ou queda de energia, é fundamental que você tenha seus dados copiados para um disco rígido externo, um disco ou um servidor virtual. Depois que um sistema de backup estiver em vigor, crie um cronograma para manter seus dados. Em grandes empresas, isso pode ser tão freqüente quanto a cada poucas horas.
