Comece com um pouco de diversão, mesmo se o tópico da reunião for menos que divertido.
Uma reunião de negócios chata pode se estender indefinidamente. Se você é o encarregado de planejar uma reunião, torne-a menos dolorosa abrindo a reunião de maneira positiva - e possivelmente até divertida. Seja organizado e mantenha o humor leve. Você pode perceber que trabalha muito mais quando uma reunião começa com uma nota positiva.
Crie uma agenda para a reunião, delineando os tópicos que você discutirá em um ponto de bala ou formato de estrutura de tópicos. Se for apropriado, detalhe quanto tempo você gastará em cada tópico, para que as pessoas não fiquem surpresas se você tiver que passar para o próximo item da agenda no meio de uma discussão. Envie a agenda por e-mail aos participantes um dia ou dois antes da reunião. Imprima cópias da agenda e distribua-as quando as pessoas entrarem na sala de reuniões.
Inicie a reunião na hora marcada agradecendo a todos por estarem lá. Você pode optar por iniciar a reunião alguns minutos após o horário designado, para que os retardatários não o interrompam quando entrarem.
Peça aos participantes que se apresentem, se o tamanho da reunião permitir. Se você estiver realizando uma reunião com mais de uma dúzia de pessoas, pode ser muito demorado permitir apresentações para todo o grupo; Nesse caso, faça com que as pessoas se apresentem às pessoas em sua mesa ou ofereçam crachás aos participantes.
Liderar uma atividade quebra-gelo para que todos se soltem antes da reunião. O quebra-gelo deve pertencer ao tópico da reunião. Se você estiver passando por várias funções para as pessoas da empresa, por exemplo, faça uma atividade na qual peça a outros funcionários que definam o papel de seus colegas de trabalho. Se a reunião é voltada para gerar novas idéias para a empresa, peça aos membros da sua equipe que façam um brainstorming de idéias para algo trivial, como as melhores coberturas de sundae de sorvete ou todas as cidades em que possam pensar que começam com um certa carta.
Revise a agenda para que todos estejam cientes do que vai acontecer e quando. O ideal é que você tenha algum tempo incorporado na reunião para "novos negócios" ou feedback, para que os participantes saibam que terão tempo para que suas preocupações sejam abordadas.
Ponta
- Oferecer café, chá e lanches é uma boa maneira de fazer com que os participantes se sintam confortáveis e capazes de se concentrar durante a reunião. Se você oferecer bebidas, coloque-as em um local onde elas sejam facilmente acessíveis e não causem distração durante a reunião. Além disso, ofereça algo para as pessoas brincarem durante a reunião, como bolas ou brinquedos macios que envolvam os sentidos, sugere o consultor de reuniões de negócios Bernie DeKoven.
