Os administradores do projeto ajudam os gerentes de projeto a manter equipes e tarefas organizadas.
Se você tem uma inclinação natural para manter as coisas - e as pessoas - organizadas, Você pode querer considerar um trabalho como administrador do projeto. Gerenciar grandes projetos pode ser tão complexo e complicado quanto gerenciar uma pequena empresa. Os gerentes de projeto geralmente confiam nos administradores de projetos para abordar detalhes que poderiam, de outra forma, passar despercebidos. Um administrador de projetos rastreia prazos, controla a documentação e mantém a equipe focada em tarefas, permitindo que o gerente de projeto funcione em um nível mais estratégico.
Controle de Tarefas
Administradores de projetos monitoram cronogramas e planos de projeto, com o objetivo de rastrear tarefas até a conclusão. Prestando atenção ao que precisa acontecer quando, eles contatam os membros da equipe para atualizações de status e notificam o gerente do projeto quando existe o risco de que algo não cumpra um prazo. Projetos complexos - como os de tecnologia da informação, pesquisa e construção de ciências da vida - podem envolver centenas de tarefas, e o administrador do projeto deve prestar atenção a cada detalhe
Documentação Administração
Documentação da equipe de projeto inclui coisas como processar instruções, formulários, comunicações com o cliente, relatórios e registros. Quando os projetos trazem novos equipamentos para as operações de negócios, a documentação adicional abordada pela equipe do projeto pode incluir acordos de garantia, faturamento e licenciamento de equipamentos. O administrador do projeto mantém toda essa documentação organizada, categorizando-a, arquivando-a onde pertence, encaminhando-a para os principais destinatários ou informando aos membros da equipe onde arquivá-los e, em seguida, garantindo que a documentação seja carregada, armazenada ou compartilhada com as pessoas certas. na hora certa.
Administração do Orçamento
Um administrador do projeto pode receber a tarefa de administrar o orçamento para ajudar o gerente de projeto a acompanhar as despesas e outras questões financeiras. O administrador coleta informações de membros da equipe e colegas para identificar e monitorar viagens, equipamentos e outras despesas diretamente relacionadas às atividades do projeto. Ela também pode trabalhar com finanças para acompanhar faturas por meio de processos de aprovação e pagamento e com compras para que os pedidos sejam liberados aos fornecedores a tempo de cumprir os prazos e marcos do projeto.
Administração da reunião
As atividades do projeto geralmente envolvem muitas reuniões e o gerente de projeto depende do administrador para mantê-los organizados, comunicados e registrados de forma eficaz. Um administrador mantém os calendários e os avisos de compromisso atualizados, organiza agendas e pode facilitar as reuniões em nome do gerente de projetos, quando necessário. Ela também grava e distribui atas de reuniões para os participantes. Quando as reuniões resultam em atribuições de itens de ação, o administrador as rastreia até a conclusão.
