Criar um manual de funcionários é um grande trabalho, mas não precisa amarrá-lo à sua mesa.
Talvez você esteja desenvolvendo sua pequena empresa e precise de um manual para funcionários pela primeira vez. Ou talvez você tenha escolhido o palitinho e tenha sido indicado para refazer o manual desatualizado da sua empresa. De qualquer maneira, o trabalho deve ser o mais inclusivo possível e delinear as políticas da empresa sobre frequência, benefícios, uso do computador, procedimentos de segurança, leis trabalhistas, violência no local de trabalho e assédio sexual, entre outras coisas. Potenciais ramificações legais e o escopo do projeto podem fazer com que a tarefa pareça esmagadora, mas há várias coisas que você pode fazer para facilitar o trabalho.
Rever as políticas atuais
Revise todas as suas políticas e procedimentos atuais antes de redigir um manual do funcionário. Modifique quaisquer políticas existentes que não estejam funcionando bem e adicione novas políticas, se necessário, para garantir que todas as informações relevantes sejam incluídas no novo manual. O processo de revisão total da política pode ser demorado e um pouco entediante, mas uma revisão completa da política antes de criar o manual atrasa a necessidade de atualizar o documento posteriormente. Ele também pode ajudar a protegê-lo legalmente, pois a criação de um documento formal descrevendo políticas e procedimentos pode criar obrigações para você e seus funcionários.
Escolha um método de distribuição
Ao elaborar o novo manual do funcionário, pense em como distribuí-lo melhor aos funcionários. Os manuais impressos funcionam bem, mas podem ser difíceis de criar internamente, dependendo do tamanho do projeto. Versões eletrônicas do manual são facilmente atualizadas e distribuídas, mas pode ser mais difícil garantir que todos os funcionários recebam um documento eletrônico. Alguns estados determinam que cópias em papel do manual devem ser disponibilizadas para qualquer funcionário que o solicite. O objetivo é tornar as informações tão acessíveis aos funcionários quanto possível, tanto para fornecer uma referência quanto para impedi-la de alegar que desconhecia uma política claramente declarada.
Verifique com Legal
O manual do funcionário pode criar um contrato legalmente vinculativo entre empresa e funcionário. Isso pode ser bom para a empresa se, por exemplo, o manual indicar claramente que a empresa estava justificada em demitir um funcionário cronicamente ausente. Mas a linguagem do manual também pode funcionar contra a empresa. Uma lista declarada de procedimentos disciplinares a serem seguidos antes do término de um empregado pode ser usada contra uma empresa que demite um funcionário sem primeiro esgotar todas as ações disciplinares descritas no manual. Uma revisão legal garante que o documento está em conformidade com todas as leis federais e estaduais e que não cria problemas legais não intencionais.
atualizar
Um dos erros mais comuns cometidos pelos empregadores é esquecer o manual assim que o projeto inicial é concluído. Embora você não precise modificar o manual do funcionário com frequência, as alterações na lei trabalhista e nas alterações na política interna podem exigir a atualização do manual. Quando o manual original estiver completo, indique alguém no escritório para ser responsável pela atualização do manual, quando necessário. Essa pessoa também deve ser responsável por ter as alterações revisadas pelo departamento jurídico e distribuir o manual atualizado aos funcionários.
