Envie faturas prontamente para gerar um fluxo de caixa constante.
Se você trabalha com uma capacidade de faturamento ou faturamento, obter avisos de pagamento detalhados e profissionais nas mãos de seus clientes é uma tarefa importante. Deixar informações importantes ao escrever contas pode resultar em atrasos, atrasos ou falta de pagamento. Isso pode ser caro, demorado e frustrante, tanto para você quanto para sua empresa.
Crie um formulário padronizado
Crie um modelo de faturamento, criando um a partir do zero ou usando uma das várias faturas para download gratuitas disponíveis on-line. O formulário deve incluir o nome da empresa, endereço e número de contato, de preferência com o seu papel timbrado ou logotipo. Inclua também um espaço para preencher o nome e as informações de contato do cliente, o número da fatura e o número do pedido de compra, a data da venda ou do serviço e a data de faturamento. Inclua o nome do vendedor ou representante de conta, se aplicável, e indique o produto, o serviço, a quantidade, o custo por item, o imposto, o frete e o total remetente. Inclua uma data de vencimento do pagamento, normalmente 30 dias a partir da data da fatura.
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Em algum lugar da fatura, normalmente na parte inferior e em letras pequenas, inclua os termos de pagamento da sua empresa e descreva a ação resultante do pagamento atrasado. Por exemplo, indique formas aceitáveis de pagamento, como dinheiro, cheque, cartão de crédito, PayPal, cheque administrativo ou ordem de pagamento. Descreva se os pagamentos parciais são aceitáveis ou se o valor total do faturamento é devido como pagamento único. Se você cobrar uma taxa atrasada por contas vencidas, anote esses termos também. Por exemplo, "uma taxa de 10 por cento do saldo da conta será avaliada para cada 30 dias em que a conta está vencida. "
Faturas de Acompanhamento
Se um cliente não pagar uma fatura dentro do prazo, anote um aviso de faturamento de acompanhamento. Revise a declaração de faturamento original, marque-a com um carimbo que indique que a fatura é um segundo aviso e inclua multas por atraso, se aplicável. Você pode optar por incluir uma carta comercial escrita profissionalmente com sua fatura de acompanhamento para reiterar os termos de pagamento e indicar o que acontecerá se o cliente não pagar a segunda fatura, como suspensão da conta ou privilégios de compra. Forneça um nome e um número de contato para o cliente ligar com perguntas ou dúvidas.
Avisos de coleção
Se uma conta ficar seriamente inadimplente e as tentativas de contatar o cliente diretamente não forem bem-sucedidas, envie um aviso de cobrança. Inclua cópias de faturas e correspondências enviadas até a data e, se aplicável, uma cópia do contrato do cliente ou qualquer documento assinado pelo cliente. Descreva o próximo passo se o aviso de coleta for ignorado, como passar o caso para uma agência de cobrança corporativa, informar a conta inadimplente às agências de crédito ou encaminhar o assunto ao seu advogado corporativo.
