Tornar-se um senhorio oferece benefícios financeiros distintos, mas também requer a obtenção e manutenção de documentação relativa aos inquilinos, ao arrendamento, à propriedade, à renda e aos custos relacionados. Para proteger seu interesse financeiro na propriedade e deduzir despesas contra a renda, você deve manter registros detalhados. Salvar registros de aluguel por ano em um grande arquivo de acordeão os manterá organizados e fáceis de localizar quando você precisar deles.
Aplicativos para inquilinos
Salve aplicativos de inquilino e documentos de suporte. Leis de habitação justas previnem a discriminação com base em raça e outros fatores, portanto é de seu interesse manter um arquivo de solicitações de inquilino, verificação de antecedentes, cheques de referência e cópias de documentos de crédito que você usa na escolha de um inquilino. Obtenha um formulário de consentimento de inquilino assinado antes de fazer uma verificação de antecedentes. Salve registros de avaliação por pelo menos dois anos para inquilinos que você não aprovou e mantenha um arquivo em andamento para o inquilino atual.
Contrato de locação e registros de suporte
Na sociedade litigiosa de hoje, você precisa de mais do que um acordo verbal e um aperto de mão para proteger seus interesses ao alugar sua casa - você precisa de um contrato de arrendamento abrangente. Mantenha uma cópia assinada do contrato, bem como uma cópia assinada de suas regras de aluguel. As regras de locação referem-se a comportamentos específicos de locatários, como limites de ocupação, políticas para animais de estimação, políticas devidas de aluguel, permissões de estacionamento e restrições de ruído. Mantenha uma cópia assinada do formulário de depósito de segurança também.
Formulários de Divulgação
Muitas vezes, o contrato de locação não cobre todos os aspectos da propriedade que você deve divulgar antes de alugar. Como as leis de locatários / inquilinos em seu estado podem variar, é de seu interesse entrar em contato com um advogado para garantir que você use os formulários de divulgação corretos. Normalmente, eles incluem uma divulgação de tinta à base de chumbo, divulgação de gás radônio e aviso de quaisquer outros fatores que possam afetar potencialmente o aproveitamento da propriedade pelo arrendatário. Mantenha cópias assinadas desses formulários para protegê-lo de futuras reclamações e acusações.
Registros de propriedade
Conclua uma inspeção de locação, ou uma inspeção de locação, antes de o inquilino se mudar para a casa. O formulário, que lista as condições da casa em detalhes, deve ser datado e assinado por você e pelo inquilino. Quando o locatário desocupar a propriedade, preencha outro formulário de inspeção para determinar se houve algum dano que possa exigir a retenção de uma parte do depósito de segurança do inquilino. Tire fotos ou vídeos das condições de mudança e saída da propriedade. Outros registros de propriedade para salvar incluem a documentação de reparos na casa, bem como quaisquer garantias aplicáveis para reparos e serviços. Mantenha registros de apólices de seguro de propriedade em um local seguro.
Registros de imposto
O IRS exige documentação de todas as despesas deduzidas em seus impostos de renda. Embora não seja obrigatório, uma conta corrente designada usada exclusivamente para renda e despesas de aluguel ajuda na manutenção de registros financeiros. Mantenha extratos bancários que mostrem depósitos de renda de aluguel. Peça ao banco para incluir fotocópias de seus cheques cancelados. Mantenha os extratos de cartão de crédito, contas de serviços públicos, declarações fiscais de propriedade e registros do montante de juros que você pagou se tiver uma hipoteca sobre a casa. Mantenha um registro de milhagem quando você viajar para a casa para mostrá-lo aos possíveis inquilinos ou para resolver problemas ou inspecionar a propriedade. Guarde os recibos de todos os custos incorridos através da publicidade da propriedade, honorários legais e taxas pagas a um agente imobiliário ou gerente de aluguel.
Mantenha um diário de despesas para documentar suas despesas na casa alugada. Você pode usar um livro contábil de várias colunas e separar suas despesas em categorias, como “reparos”, “utilitários” e “impostos”. Uma maneira ainda mais fácil de documentar registros de despesas é usar softwares de contabilidade para pequenas empresas que permitem registrar renda e despesas. O software compara as despesas em cada categoria, economizando tempo ao preparar seus registros fiscais.
