Respeite o tempo de seus colegas de trabalho sendo conciso nas comunicações do seu escritório.
As tecnologias modernas resolveram muitos problemas de comunicação. No entanto, essas mesmas inovações levantaram algumas novas controvérsias. Seu gerente de escritório pode querer que você a copie em e-mails de rotina, mas seu chefe pode acusá-lo de empurrá-lo para uma sobrecarga na caixa de entrada se você apertar o botão enviar com muita frequência. Uma regra fácil de seguir quando se mantém dentro dos limites da etiqueta de comunicação no local de trabalho é modificar sua abordagem de acordo com as preferências individuais. Vá em frente e copie alguns colegas em e-mails, mas encontre outros canais, como mensagens instantâneas ou correio de voz, para manter os outros informados.
Brevidade
Faça o seu ponto no início de sua comunicação. Use uma abordagem de título para que seu público saiba imediatamente por que você está entrando em contato com eles. Para e-mails, escreva uma linha de assunto concisa como "Monthly Reports Due Friday." Seus correios de voz devem fazer referência imediata ao seu tópico para que o destinatário não precise escutar vários segundos de sua mensagem antes de perceber que deseja algo. pare no cubículo de um colega, pergunte se ela tem tempo para discutir seu tópico específico antes de iniciar sua solicitação.
Formalidade
A cerimônia ainda conta, mesmo nas culturas informais de hoje. Utilize gramática e ortografia corretas em seus e-mails e memorandos. Salve a prosa em letras maiúsculas para suas mensagens pessoais que você envia de casa. A pesquisa mostra que os leitores têm mais dificuldade em entender uma mensagem escrita em letras maiúsculas ou minúsculas, os relatórios EtiquettePage.com. Quando você deixar uma mensagem de voz, fale devagar e sempre recite seu número de telefone duas vezes para que o destinatário não tenha que clicar em replay para capturar todos esses dígitos. Responda aos seus e-mails e mensagens de voz dentro de 24 horas, mesmo que você tenha que dizer à pessoa que não pode ajudá-los agora. Sua pronta resposta mostra que você é sincero, apenas ocupado.
Emoções
Transmitir fatos e números durante o horário de trabalho, não sentimentos pessoais. Evite soar exigente em suas mensagens eletrônicas e de voz, pois o destinatário pode facilmente interpretar mal seu tom de grosseria e não responder à sua comunicação. Agende uma sessão cara a cara se precisar manter uma conversa difícil com alguém, em vez de transmitir seus sentimentos por meio de uma mensagem impessoal. Palavrões e humor também podem sair pela culatra, então evite palavrões e piadas nas comunicações do seu escritório.
Facetime
Uma reunião presencial às vezes pode ser mais eficaz do que usar tecnologias de ponta. Muitos jovens profissionais preferem a comunicação cara-a-cara com seus colegas de trabalho, apesar de terem crescido na frente de telas de computador, de acordo com ABCNews.com. Ao contrário dos e-mails e das mensagens de voz, essas trocas bidirecionais exigem que você demonstre um nível diferente de maneiras, como ouvir sem interromper. Preste atenção à sua linguagem corporal, porque você pode estar dizendo ao seu colega de trabalho que ficaria feliz em ajudar em um projeto, mas suas mãos cerradas e a falta de contato visual contam outra história. Além disso, observe que seus fones de ouvido podem significar que você prefere música de fundo enquanto trabalha, mas um visitante pode interpretá-los como um sinal de que você quer ficar sozinho.
